受注を処理する

目次

 

【STEP1】受注内容の確認

受注があると、自動で注文受付メールが配信されます。会員と管理者に同時に配信され、受注一覧のリストにも反映されます。
管理画面 > 受注管理 > 受注一覧 ページを表示して確認しましょう。

 

1確認する 受注した情報は全てここで確認します。新しい注文から順にリストになっています。
※詳しくは受注一覧を参照してください。
2編集する もしも受注内容に変更・追加などがあれば編集します。
受注管理 > 受注一覧 ページで操作ボタン内の『詳細を見る』を押すか、該当の受注番号を押してください。

※受注後に商品の注文数を変更する・送料を変更するなどの対応が必要な場合、
受注の変更・キャンセル処理ページを参考に対応していきましょう。

 

【STEP2】出荷実績の登録

各企業様や決済方法によって、受注してからの流れなどは変化がありますので、あくまで一例として解説いたします。

 

 

所々で「対応状況」を入力しています。これは、取引の進行状況を解り易くする機能です。
また、「メール送信」機能も取引をスピーディーに進行できるよう準備されています。

 

在庫の確認をします。

在庫が切れた 在庫が足りない等の場合は、「欠品のお知らせ」メール等で連絡をとります。
入荷待ち 新商品など、少しお待ちいただく場合は対応状況を「保留」にします。
キャンセル 場合によっては、対応状況を「キャンセル」にします。

商品が確保できましたら、入金のご案内をします。

入金案内 「入金案内」メールを送信します。※決済方法によっては必要ありません。
入金を待つ 対応状況を「処理中」にします。

決済を確認します。

決済の確認 Ｂカート上では決済の確認ができませんので、然るべき方法にて確認をお取りください。
後払い Paid決済もクレジット決済のように、後の入金となります。
決済の連絡 「振り込み確認」メールを送信します。

納品書・請求書を作成します。

帳票作成 Ｂカートでは記入漏れのない確実な帳票を、簡単にPDF形式で作成する事ができます。

準備が整いましたら、発送に取り掛かります。

日時指定 受注配送指定日や配送時間指定を確認します。
発送 発送します。
出荷実績インポート 出荷実績インポートのCSVファイルを活用して、一括で「送り状番号」や「発送状況」を登録する事が出来ます。
詳細は、出荷実績インポートのページをご参考ください。

 

【STEP3】出荷完了メールの送信

出荷完了メールの通知

発送連絡 出荷実績インポート、または受注情報編集の管理者用スペースで送り状番号などを登録し、
マイページ上のみで現在の発送状況ステータスをお知らせすることもできますが、「発送のお知らせ」メールを送信することも可能です。

POINT 発送完了のメールを個別にお送り頂く事で、送り状番号からの追跡や、現在の発送状況、いつ頃発送されたのか、など
受注時には存在しなかった情報を改めてお客様に知らせていただくことが出来ます。

 

発送完了メールはデフォルトで用意されている内容がありますが、任意の内容を作成することも可能です。
コンテンツ > メールテンプレート にて想定している内容をご案内できるように調整しておきましょう。

 

【１】送り状番号の入力
配送設定にて、運送業者とその追跡用URLを設定しておくと、
出荷情報編集や出荷実績インポートにて送り状番号を入力した際に、
配送業者の追跡ページへのリンクをつけることが出来ます。

 

【２】発送状況の変更
発送完了後に、発送状況の項目を【発送済】等に変更しておくと、
送信されるメールやマイページの注文履歴などでの視認性が上がります。

 

また、【発送指示】といった発送状況も存在しますが、
こちらは例えば出荷実績インポートを行ってから実際の出荷まで日にちが空く場合（配送日指定がある場合など）に利用すると、
「まだ発送しない受注である」というのが分かりやすくなります。状況に応じて使い分けをしていきましょう。

 

【３】発送日の登録
発送状況の入力とあわせて対応しておきたいのが、発送日の入力です。
貴社にて商品の発送手配を行った日にちを個別に入力することも可能ですが、
受注一覧ページにて、発送状況を【発送済】に変更することで、自動でステータスを切り替えた日を登録することもできます。

 

取引完了

完了処理 対応状況を「完了」にします。

 

 

機能と取引について

このページでの例では各社の取引スタイルによって不要な行程などもありますので、最も合う形で機能をお使いください。
Bカートの機能は業務の効率化を図るように設定されていますが、使わないからといって支障が出るものはございません。
従来の築き上げたスタイルに合わせ、より業務が円滑にすすめられるようお使いください。Bカートが、効率化の手助けになれれば幸いです。

 

なお、機能を多く使わなくてもサイト運営ができますが、帳票の作成やメールの送信は、自動で受注内容が挿入される為ミスの軽減・スピードアップが図れる事と思います。

POINT

必須ではありませんが、対応状況を入力する事により、受注処理の進行を把握し易くなります。
必要に応じて、メールで連絡しましょう。Bカートでは、テンプレートを利用し手早く確実なメールを送れます。
納品書・請求書など帳票の作成もワンクリックで行えます。ぜひご活用ください。
受注情報編集の管理者用スペースから連絡すると、会員は注文履歴から連絡を確認できます。勿論必須ではありませんが、メール同様に連絡に適しています。