承認グループ設定

目次

 

【1】承認グループの作成と管理

 

承認グループの一覧

設定されている承認グループを一覧で確認ができるほか、『新規承認グループ登録』より新しく承認グループの作成が可能です。
作成可能なグループ数の上限はございません。

 

 

【編集】または【新規承認グループ登録】の各設定項目

こちらのページではグループ名や登録数など、基本的な情報の登録を行います。

 

 

承認グループID

作成時に自動採番されたIDが登録されます。新規登録時にはこの項目はございません。
承認グループ名

任意のグループ名を登録いただけます。登録いただいた名称で会員一覧にラベル表示がされる仕様です。
※登録いただいた名称は、マイページ > グループ管理 内のグループ名として一般画面に表示されます。

 
グループ会員上限数

該当グループに登録ができる会員数の上限設定が可能です。

承認グループは通常の会員登録以外に、承認グループ責任者のマイページにて会員登録ができる機能も備わっており、この機能により登録した場合、管理者へのメール通知は届きません。Bカートはプランごとにサイト全体で登録できる上限数が決まっているため、プラン上限数以上の登録はシステムでできない仕様となりますが、プラン内であれば登録ができる仕様でございます。そのため、あらかじめ上限数を設けて、登録数の許容範囲の調整をお願いします。

 

【グループ会員一覧】の各設定項目

こちらのページ以降ではグループに属している会員を一覧で確認できるほか、会員の登録ならびにグループ内の各会員に対して権限を付与することができます。

 

 

新規グループ会員登録

該当の承認グループに属させたい会員の情報を新規で登録できます。『会員を選択』より登録済みの会員の検索が可能です。

登録時に 『役割』項目にて権限の付与をすることが可能です。

 

◯グループ責任者
グループ内の各会員が発注した注文履歴の閲覧・承認ルールの設定を行うことができる権限です。
その他、グループ責任者のマイページからの新規の会員登録やグループに属する会員の削除も可能です。
◯注文依頼者
実際の発注業務を行う方に付与する権限となり、承認依頼をすることが可能です。

 

 

グループ責任者による会員の『新規登録』と『削除』について
グループ責任者による『新規登録』および『削除』に関しまして、こちらの操作は管理者に通知メールが届きません。また、管理画面の『除外』ボタンとは異なり、グループ責任者がマイページで所属している会員を『削除』した場合は管理画面上からも削除されますのでご注意ください。
編集

登録された会員の情報確認ができるほか、 グループから特定の会員を除外することも可能です。
※『除外』ボタンはあくまでグループから外れるだけであり、会員情報自体は管理画面上に残ります。

 

 

 

【2】会員側のページでできる操作

『グループ責任者』がマイページでできる操作について

管理者に与えられた権限はグループ内に属する 会員の登録・編集(削除含む)、承認ルールの作成、各会員の注文履歴の確認の3つです。

 

◯グループ会員の登録・編集

こちらの機能では、グループに属させたい会員の新規登録が代理でできるほか、すでに登録されております会員情報の編集や削除も可能です。

 

◯承認ルールの設定

注文依頼者からの受注に対して、承認が必要な金額等のルール設定を行うことが出来ます。

 

◯グループ注文履歴の確認

グループに所属している会員の注文履歴を閲覧することができます。

 

 

『注文依頼者』ができる操作について

『注文依頼者』はグループ責任者が作成したルールに沿って、注文画面にて承認依頼をかけることができます。

 

会員側での操作については、別途ダウンロードしてご活用いただけるPDFの資料を用意しております。
下記よりダウンロードいただき、各会員にお渡しいただくことも可能ですのでご活用ください。

会員向け承認グループ活用マニュアル

 

【3】承認グループに関連するメールについて

承認グループを設定いただいた場合、承認依頼メールなどがBカートから自動で配信されます。

注文承認依頼 注文依頼者が注文の承認依頼をした場合に承認者へ自動配信されます。
注文承認・否認 承認者が注文を承認または否認した場合に注文依頼者へ自動配信されます。

承認者が注文を承認・否認した旨を通知するメールです。
承認された場合、注文確定後に正式な注文受付メールが配信されます。
注文受付※承認後 承認者が注文を承認した場合に注文依頼者および管理者へ自動配信されます。

 

【4】注文限度額を設定している場合

注文依頼者に『月毎の注文限度額』が設定されている場合の挙動についてご案内いたします。

 

『注文依頼者』側の操作 〇「承認済みの受注金額　+　注文金額」が『月毎の注文限度額』を超える場合
「承認済みの受注金額」は『月毎の注文限度額』内に含まれる為、下記のエラーが表示され承認依頼（注文確定）が出来ません。
【自社掛払い】以外の決済方法や、『月毎の注文限度額』を超えない金額であれば承認依頼（注文確定）が可能です。

 

 

 

〇「未承認の受注金額　+　注文金額」が『月毎の注文限度額』を超える場合
「未承認の受注金額」は『月毎の注文限度額』内に含まれない為、承認依頼（注文確定）が可能です。
『承認者』側の操作 〇「承認済みの受注金額　+　承認依頼金額」が『月毎の注文限度額』を超える場合
「承認済みの受注金額」は『月毎の注文限度額』内に含まれる為、下記のエラーが表示され承認（注文確定）が出来ません。

 

 

 

〇「未承認の受注金額　+　承認依頼金額」が『月毎の注文限度額』を超える場合
「未承認の受注金額」は『月毎の注文限度額』内に含まれない為、承認（注文確定）が可能です。