AI-OCR 受注登録の手順

 

目次

 

1. データの作成

受注登録を行う前に、まず注文書をスキャンまたは撮影して、対応形式のデータを準備します。

 

対応ファイル形式

PDF、JPG、JPEG、PNG、HEIC（iPhone）に対応しています。
ファイルサイズ

1ファイルあたり最大10MBまでアップロード可能です。
推奨画質

300dpi以上の鮮明な画像を推奨します。
画質が低いと読み取り精度が下がる可能性があります。
複数の注文書

同一会員、同一配送先、同一納品日の場合のみ、複数の注文書を一度にアップロードして1つの受注として処理できます。
会員、配送先、納期が異なる場合は、それぞれ1枚ずつアップロードしてください。

〇スキャン時の注意点
・注文書全体が画像内に収まるようにスキャンしてください。
・斜めになっていると読み取り精度が下がる可能性があります。
・手書き部分が多い場合、認識精度が低下することがあります。

 

2. アップロード

準備したデータをBカート管理画面からアップロードします。

 

2.1 操作手順

 

1管理画面「受注一覧」より「AI-OCR」をクリック

受注管理メニューから「受注一覧」を開き、画面右上の「AI-OCR」ボタンをクリックします。

 

図1：受注一覧画面のAI-OCRボタン

 

2「アップロード」をクリック

AI-OCR画面が表示されたら、「アップロード」ボタンをクリックします。

 

図2：AI-OCR画面のアップロードボタンとプロンプト選択

 

3ファイルを選択

ローカルフォルダからFAXデータ（注文書）を選択します。
複数のファイルを一度に選択することも可能です。

 

4プロンプトを選択

注文書の形式に合わせて、会員用に登録したプロンプトをプルダウンから選択します。
※プロンプトの設定方法については、マスタ連携とプロンプト設定をご確認ください。

 

5「処理開始」をクリック

ファイルとプロンプトを選択後、「処理開始」ボタンをクリックします。
AIによる読み取り処理が開始されます。処理には数秒から数十秒かかります。

 

〇ファイル形式とサイズについて
・対応ファイル形式：PDF、JPG、JPEG、PNG、HEIC（iPhone）
・ファイルサイズ：1ファイルあたり最大10MB
・推奨画質：300dpi以上の鮮明な画像を推奨

 

〇複数の注文書のアップロードについて
・同一会員、同一配送先、同一納品日の場合：複数ファイルを一度にアップロード可能
・会員、配送先、納期が異なる複数の注文書：それぞれ1枚ずつアップロードが必要です

 

3. 内容確認・編集

AIが読み取った内容を確認し、必要に応じて手動で補完・修正します。

 

3.1 プレビュー画面での操作

 

1プレビューアイコンからOCR結果を確認

処理が完了すると、読み取り結果が一覧表示されます。プレビューアイコンをクリックして内容を確認します。

 

図3：プレビュー画面（拡大・縮小・回転・ダウンロード機能）

 

プレビュー画面では、以下の操作が可能です：

拡大・縮小

注文書の画像を拡大・縮小して、細部まで確認できます。
回転

画像の向きを回転させることができます。
回転操作後、向きは自動保存されます。
ダウンロード

元の注文書画像をダウンロードできます。

 

3.2 会員情報の確認・補完

 

2会員情報が読み取れているか確認

ファイルアップロード後、一覧画面で会員情報が表示されているか確認します。
会員情報が一覧に表示されていない場合は、会社情報が正しく読み取れていません。

 

図4：会員情報の手動選択画面

 

会員情報が表示されていない場合の対処方法：

  • 会員アイコンをクリック
  • 管理画面に登録されている会員一覧から該当する会員を検索
  • 正しい会員を選択して補完

 

〇会員情報が読み取れない場合
・注文書に会員IDや得意先コードが記載されている場合は、プロンプト設定を見直してください。
・会員IDの記載がない場合でも、会社名から会員を特定するようプロンプトを調整できます。
・詳しくはマスタ連携とプロンプト設定をご確認ください。

 

3.3 プロンプトの再設定と再読み込み（必要に応じて）

 

読み取り結果が期待通りでない場合、別のプロンプトを選択して再読み込みを行うことができます。

 

図5：プロンプトの再設定と再読み込み手順

 

再読み込みの手順：

  1. プロンプト選択アイコンをクリック
  2. 別のプロンプトを選択
  3. 「保存」をクリック
  4. 「再読み込み」をクリック

 

〇再読み込み時の注意事項
・再読み込みを実行すると、従量課金の対象となります。
・何度も再読み込みを行うと料金が発生しますので、プロンプト設定を慎重にご確認ください。
・プロンプトの調整方法については、マスタ連携とプロンプト設定をご確認ください。

 

3.4 受注作成

 

3受注作成ボタンをクリック

OCR結果と会員情報を確認し、問題がなければ画面右側の「＋」アイコンをクリックして、受注作成画面へ進みます。

 

図6：受注作成ボタン（＋アイコン）

 

〇読み取り精度が低い場合
・プロンプト設定を見直してください。詳しくはマスタ連携とプロンプト設定をご確認ください。
・注文書の画質が低い場合は、より鮮明な画像で再度アップロードしてください。
・画像が斜めになっている場合は、プレビュー画面の回転機能で向きを調整してください。
・自社での調整が困難な場合は、「プロンプト設定代行オプション」（有償）をご検討ください。

 

4. 受注登録完了

受注作成画面で各情報を確認し、必要に応じて修正・補完を行った上で、受注登録を完了します。

 

4.1 受注情報の確認・編集

 

受注作成画面では、プレビュー画面と管理画面を見比べながら、読み取り結果を確認していきます。

 

図7：受注作成画面（プレビューと管理画面の比較）

 

左側のプレビュー画面で元の注文書を確認しながら、右側の管理画面で読み取られた受注情報を確認します。
情報が正しく読み取れていない場合は、以下の手順で修正・補完を行います。

 

1配送先情報の確認

まず配送先情報を確認します。
AIが正しく認識できていない場合は、画面内から登録済みの配送先情報を選択してください。

 

図8：配送先情報の確認・選択

 

2商品情報の確認

次に、商品情報をプレビュー画面と比較して確認します。
AIが正しく認識できていない場合は、画面内から登録済みの商品情報を選択してください。
数量や単価も正しいか確認し、必要に応じて修正します。

 

図9：商品情報の確認・選択と確認画面への遷移

 

3商品セットマスタの呼び出し

品番などのキー項目がOCRできなかった場合、登録済の商品セットマスタをよびだすことができます。

この場合、読み取りに成功した受注数は上書きされません。

 

図10：登録済商品の置換

 

図11：登録済商品の置換2

 

すべての情報の確認・修正が完了したら、「確認画面へ進む」ボタンをクリックします。

 

4.2 最終確認と受注登録

 

3最終確認画面で内容をチェック

最終確認画面で、以下の項目に不備がないか再度確認してください：

  • 受注情報（発注日、発注番号など）
  • 配送先情報（配送先、配送希望日など）
  • 商品情報（品番、商品名、数量、単価）
  • 合計金額

 

図10：最終確認画面と新規作成ボタン

 

4「新規作成」をクリックして登録完了

内容に問題がなければ、「新規作成」ボタンをクリックします。
受注情報がBカートに登録され、通常の受注と同様に処理できるようになります。

 

 

5受注検索で確認

登録した受注は、受注一覧から検索・確認できます。

 

図11：受注一覧での検索（登録元：AI-OCR）と表示ラベル

 

受注検索の「登録元」で「AI-OCR」にチェックをつけると、AI-OCR経由で登録した受注のみを絞り込めます。
受注一覧では、受注日時の下に「[登]AI-OCR」というラベルが表示されます。

 

登録元での検索

受注検索画面の「登録元」項目で「AI-OCR」にチェックを入れることで、AI-OCR経由で登録した受注のみを抽出できます。
登録元の表示

受注一覧では、AI-OCR経由で登録された受注に「[登]AI-OCR」というラベルが表示されます。
通常の受注との違い

AI-OCR経由で登録した受注も、通常の受注と同様に編集・処理が可能です。
出荷処理、ステータス変更、メール送信なども通常通り行えます。

 

登録後に内容を修正したい場合
受注詳細画面から通常の受注と同様に編集できます。
詳しくは受注一覧をご確認ください。